Newsy

Project Description

Sygnał 3, że najwyższy czas na programy time management w przedsiębiorstwie -planowanie grafików to koszmar 

Manualne przygotowywanie grafików lub tylko z użyciem arkusza kalkulacyjnego jest czasochłonne, żmudne i niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędu. Nawet przy zachowaniu najwyższej staranności pomyłki są nieuniknione i mogą obniżyć produktywność, zwiększyć koszty, lub po prostu budzić niezadowolenie pracowników. Co ważne, mogą one wiązać się też z karami za brak zgodności z Kodeksem Pracy. Jeśli więc zarządzanie czasem zespołu staje się pracą na pełen etat, a w reagowanie na niespodziewane nieobecności czy luki w grafiku muszą angażować się menedżerowie wyższego szczebla – pora na wdrożenie programów time management.

Sygnały, które powinieneś wziąć pod uwagę to: 

  1. Układanie grafików to praca na pełen etat

Okazuje się, że planowanie czasu pracy trwa coraz dłużej i wymaga zaangażowania w wymiarze pełnego etatu. Systemy informatyczne time management znacznie wspomagają przebieg planowania grafików, który w wielu firmach jest czasochłonny i nieefektywny. 

  1. Menedżerowie są angażowani w problemy związane z grafikiem

Każdego dnia pojawiają się kolejne wyzwania związane z nieścisłościami w harmonogramach, pracownikami przebywającymi na zwolnieniach lekarskich i problemami ze znalezieniem zastępstwa. W konsekwencji menedżerowie muszą się angażować w rozwiązywanie tych kwestii, aby zapewnić pełną obsadę zmian.  

  1. Nigdy nie masz prawidłowego grafiku dnia

Ponieważ zarządzanie czasem pracy odbywa się ręcznie, grafik danego dnia nigdy nie jest do końca prawidłowy. Zwolnienie lekarskie w ostatniej chwili oznacza, że ktoś inny musi wziąć dodatkową zmianę. Przesunięcia pracowników między stanowiskami skutkują tym, że ludzie nie są tam, gdzie się ich spodziewasz. 

  1. Często masz za mało lub zbyt dużo personelu

Bez dokładnej prognozy zapotrzebowania i braku wglądu w aktualne salda czasu pracy, regularnie okazuje się, że na zmianie jest za mało lub za dużo pracowników. Niedobory personelu skutkują obniżeniem jakości obsługi klienta i nadmiarem obowiązków u pracowników, a nadwyżka – wyższymi kosztami pracy i niższą produktywnością. 

  1. Nierówności w przydzielaniu zmian

Przy ręcznym planowaniu i braku analizy historycznej zdarza się, że niektórzy pracownicy pracują częściej na pierwszej zmianie i wypracowują nadgodziny, a inni nie. Może to powodować nieporozumienia w zespole, uchybienia wobec Kodeksu Pracy czy układu zbiorowego.  

Warto wiedzieć, że: 

  • Kiedy dokładność planowania czasu pracy osiągnie 90%, poziom nieplanowanych nadgodzin spada o 58%. A to możliwe jest dzięki inwestycji w rozwiązania time management.

 

Back to Top
Kontakt