Newsy

Grupa Cyfrowy Polsat przełącza się na ujednolicanie procesów

Wiele organizacji, zwłaszcza tych stających w obliczu zmiany i konsolidacji z innymi podmiotami, prędzej czy później staje przed potrzebą zintegrowania swoich wewnętrznych procesów. Nie inaczej odbyło się to w przypadku Grupy Cyfrowy Polsat. W 2015 podjęła ona decyzję o ujednoliceniu i zintegrowaniu czynności kadrowo-administracyjnych. Dlaczego firma zdecydowała się na wdrożenie? Jak wyglądały przygotowania do tego przedsięwzięcia? Jakie są główne korzyści biznesowe? Na te pytania odpowiada p. Margareta Śliwicka, właściciel biznesowy projektu w Grupie Cyfrowy Polsat.

Pani Margareto, cofnijmy się o te kilka lat i wróćmy do początku. Dlaczego firma zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania SAP HCM?

Wdrożenie rozwiązania SAP HCM było częścią prowadzonego wewnątrz Grupy projektu ujednolicania systemów informatycznych w ramach integracji operacyjnej tworzących ją spółek. W tym procesie kluczowe było uzyskanie spójnej architektury rozwiązania dla wszystkich jednostek organizacyjnych i dopasowaniu podstawowych funkcjonalności systemu do potrzeb Grupy i pracowników. Proces rozpoczął się od przygotowania koncepcji, tzw. Global Template, który będziemy wykorzystywać także w przyszłości dla wdrożeń kolejnych spółek.

Co było największym wyzwaniem?

Największym wyzwaniem, z jakim musieliśmy się zmierzyć, była duża liczba spółek objętych wdrożeniem. Oznaczało to, że podczas tworzenia koncepcji należało uwzględnić specyfikę każdej z nich, gdyż z jednej strony dane pochodziły z kliku różnych systemów, a z drugiej strony wewnętrzne procesy kadrowe mocno się różniły. Miało to duży wpływ na stopień skomplikowania procesu migracji danych.

Jak w obliczu tak wymagającego projektu wyglądało przygotowanie do wdrożenia?

Projekt został podzielony na trzy etapy. W ramach pierwszej części, zaimplementowane zostało rozwiązanie SAP HCM w wybranych spółkach Grupy, między innymi w Cyfrowym Polsacie i Telewizji Polsat. Celem tego etapu było wdrożenie wsparcia procesów kadrowych takich jak: rozliczenie listy płac, obsługę ZFŚS, zarządzanie czasem pracy oraz administrację kadrami z obsługą wielozatrudnienia.

W drugim etapie konsultanci zajęli się wdrażaniem modułu zarządzania podróżami służbowymi oraz samoobsługą pracowniczą i menedżerską, w tym wnioskami kadrowymi. Dzięki temu, kadra zarządzająca uzyskała kompleksowe oraz spójne informacje o kompetencjach pracowników do wykonywania powierzonych prac. W efekcie ograniczone zostały koszty administracyjne oraz znacznie skrócił się czas uzyskiwania informacji na temat pracowników.

Ostatnim etapem było uruchomienie w lipcu 2017 roku wszystkich wdrożonych wcześniej modułów w spółce Polkomtel, także należącej do Grupy. Obecnie, wszyscy pracownicy korzystają z jednego, kompleksowego środowiska informatycznego, które obsługuje procesy zarządzania zasobami ludzkimi i umożliwia uzyskanie szybszego dostępu do informacji wewnątrz całej grupy kapitałowej.

Wdrożenie w Grupie Kapitałowej Cyfrowy Polsat był złożonym i kompleksowym projektem. Na jakie rozwiązania Państwo postawiliście?

Realizację tego projektu powierzyliśmy firmie Gavdi Polska, która zrealizowała  projekt przy współpracy z podwykonawcą – firmą SID. W ramach wdrożenia firma Gavdi Polska i SID wykonały migrację danych kadrowo-płacowych z dotychczas używanego systemu, do nowego systemu Grupy. Korzystamy z szeregu rozwiązań Gavdi Polska tj. Gavdi eDeklaracje (pozwalające na elektroniczne generowanie i wysyłanie pracowniczych deklaracji podatkowych w systemie SAP), Gavdi Document Generator (służące do generowania dokumentów kadrowo-płacowych), Gavdi Korekty ZUS (umożliwiające prawidłowe przygotowanie korygujących dokumentów ZUS), Gavdi Replicator (wspierające proces tworzenia realistycznego środowiska testowego poprzez kopiowanie danych z systemu produkcyjnego do systemu testowego lub rozwojowego) oraz elektroniczną teczkę osobową – Gavdi eTeczka (umożliwiającą przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów oryginalnych, papierowych dokumentów). W obszarze zarządzania czasem pracy wdrożone zostało narzędzie SID Karta Czasu Pracy.

Co się zmieniło po wdrożeniu? Jak teraz przebiegają procesy objęte wdrożeniem w Państwa firmie? Jakie są główne korzyści wdrożonych rozwiązań?

Po pierwsze, w ramach zakończonych prac, zintegrowane zostało środowisko informatyczne, a na tym – jako firmie o rozproszonej strukturze – zależało nam najbardziej. Teraz wszyscy pracownicy Grupy pracują na jednym, spójnym systemie. Po drugie, wdrożono funkcjonalności systemu SAP HCM, które wspierają procesy kadrowo-administracyjne. Dzięki narzędziom IT, procesy te zostały ujednolicone i przebiegają sprawniej, szybciej, a przed wszystkim efektywniej.

Czy i w jaki sposób organizacja mierzy efektywność wdrożenia?

W tym przypadku efektywność wdrożenia weryfikowaliśmy przez pryzmat redukcji czasu i zaangażowania pracowników w standardowe procesy związane z rozliczaniem listy płac czy raportowaniem zarządczym oraz nakładów ponoszonych przez organizację na wprowadzanie do systemu kolejnych spółek z naszej Grupy Kapitałowej. Wspólny system podnosi naszą efektywność działania, pozwala na spójne, wystandaryzowane podejście.

I ostatnie pytanie na koniec. Jaką Pani zdaniem rolę w całym procesie odgrywa partner wdrożeniowy? Jak Pani ocenia współpracę z Gavdi?

Musimy sobie uświadomić, że proces wdrożeniowy był sporym przedsięwzięciem, w którym brało udział kilkadziesiąt osób po stronie GPC i Gavdi Polska. Dlatego bardzo ważnym elementem była organizacja projektu i jego sposób prowadzenia. Każdy etap związany był z jasnym zdefiniowaniem celów dla wszystkich uczestników wdrożenia. Projekt wymagał koordynowania pracy kliku zespołów roboczych odpowiadających za poszczególne moduły (administracja kadrowa, rozliczenie listy płac, zarzadzanie czasem pracy, interfejsy, portal pracowniczy, szkolenia) w poszczególnych fazach wdrożenia (tworzenie koncepcji biznesowej, testów, konfiguracji systemu, migracji danych, startu produkcyjnego itp.).

Od początku współpracy postawiliśmy na systematyczną i otwartą komunikację. Konstruktywny dialog prowadzony w zespołach roboczych i w kierownictwie projektu pozwolił zintegrować zespoły i sprawić, by były one zorientowane na wypracowywaniu wspólnych, najlepszych rozwiązań, a nie na forsowaniu własnego stanowiska. Warto również podkreślić, że zespoły robocze były na wysokim poziomie merytorycznym. Po stronie GCP: Polkomtel i TV Polsat od lat pracowały na systemie SAP HR, zatem był, to zespół użytkowników systemu z konkretną wiedzą i doświadczeniem, czasami mocno przywiązany do rozwiązań starszej wersji, co nie ułatwiało naszemu Partnerowi zadania. Konsultanci Gavdi posiadali merytoryczną wiedzę, zarówno od strony systemowej, jak i wiedzę z rozwiązań ustawowych obowiązujących w kraju z zakresu prawa pracy, wynagrodzeń i innych świadczeń ze stosunku pracy.

Podsumowując: ekspercka wiedza, doświadczeni konsultanci, bardzo dobry warsztat prowadzenia projektu, poznanie potrzeb organizacji i elastyczne podejście ze strony naszego Partnera sprawiły, że osiągnęliśmy założone cele.