Newsy

E-dokumenty – konieczność, nie przywilej!

Jak wynika z raportu „Trendy HR 2015 – Nowy świat pracy”[1] zrealizowanego przez firmę Deloitte,  jednym z kluczowych wyzwań, przed którymi stoją obecnie organizacje jest uproszczenie pracy. Wciąż rosnąca ilość docierających do nas informacji, konieczność bycia online niemal bez przerwy, coraz bardziej złożone struktury,  procesy i wymagania administracyjno-regulacyjne, powodują, że aż 49 proc. liderów biznesu i HR uznaje swoją pracę za złożoną, a 25 proc. za bardzo złożoną. Dla firm oznacza to konieczność wprowadzania uproszczeń – aż 70 proc. z nich uznaje tę potrzebę za ważny problem.

Jak zmienić ten stan rzeczy? Według ekspertów Deloitte sposobem na uproszczenie pracy jest m.in. odejście od skomplikowanych procesów czy zmniejszenie liczby zbędnych maili i spotkań. Wiele do zaoferowania w tym obszarze mają też technologie – warto postawić na proste narzędzia, które nie tylko nie będą przeładowane funkcjami, ale zapewnią łatwość obsługi i przede wszystkim, same pomogą uprościć złożone i czasochłonne procesy, z którymi na co dzień mierzy się dział personalny.

Jednym z pierwszych obszarów, od którego warto zacząć rewolucję związaną z uproszczeniem jest zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Działy HR, które chcą pracować efektywniej i znaleźć więcej czasu na strategiczne wsparcie biznesu powinny postawić na e-dokumenty. Elektroniczne teczki osobowe, które jeszcze do niedawna wydawały się technologiczną nowinką, dziś stały się podstawą codziennej pracy administracyjnej dla wielu organizacji. Dlaczego? Mimo, że na pracodawcach nadal ciąży obowiązek prowadzenia teczek osobowych pracowników w tradycyjnej, papierowej formie, eTeczka pozwala tworzyć i przechowywać ich elektroniczne kopie, a także przeszukiwać cyfrową wersję archiwum, co znacznie upraszcza codzienną pracę działu kadr. Zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum, a wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza przebiegają sprawniej.

Teczki osobowe to nie jedyny obszar, w którym technologia proponuje uproszczenie –  zdigitlizować można również proces przygotowywania pasków płacowych i przekazywania ich pracownikom. Wygenerowane automatycznie w systemie kadrowym ePaski zostają opatrzone podpisem elektronicznym i w formie PDF wysyłane są do każdego pracownika na wskazany przez niego adres email. W ten sam sposób dział HR może dostarczać pracownikom roczne deklaracje podatkowe PIT czy formularze RMUA (IMIR). Wszystko to eliminuje konieczność drukowania setek czy tysięcy papierowych dokumentów i dostarczania ich pracownikom tradycyjną drogą, co dla każdego HR-owca oznacza znaczne uproszczenie pracy.

Z wdrożenia elektronicznych dokumentów skorzysta nie tylko dział personalny. Odpowiadają one też na potrzebę uproszczenia wypływającą od samych pracowników, którzy zwykle muszą funkcjonować w gąszczu skomplikowanych procesów i czasochłonnych procedur. Narzędzia IT, takie jak: eTeczki, ePaski czy eDeklaracje w połączeniu z technologiami samoobsługowymi pozwolą im samodzielnie realizować działania, które wcześniej wymagały zaangażowania działu HR. Dzięki intuicyjnemu i przyjaznemu interfejsowi użytkownika pracownicy mogą na przykład w każdej chwili podejrzeć, a nawet zmienić swoje dane osobowe, zobaczyć i zweryfikować dokumenty przechowywane w ich elektronicznej teczce osobowej, pobrać comiesięczny pasek płacowy czy roczny PIT. Wszystkie te czynności mogą być realizowane nie tylko na komputerze, ale także z wykorzystaniem urządzeń mobilnych.

Nie ulega wątpliwości, że firmy widzą konieczność uproszczenia pracy – 44 proc. badanych twierdzi, że w ich organizacjach podjęto już pewne działania w tym obszarze, a 22 proc. planuje wprowadzenie programu uproszczeń. Warto zacząć od prostych technologii, a wdrożenie e-dokumentów może być jednym z pierwszych kroków na drodze do tej zmiany.

Autor: Ireneusz Hołowacz – Dyrektor ds. Produktów Gavdi Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań dla zarządzania kadrami.

Więcej na temat produktów Gavdi służących do tworzenia, dystrybucji i elektronicznej archiwizacji dokumentów kadrowych dowiesz się podczas wydarzenia „e-Dokumenty – konieczność, nie przywilej!”, które odbędzie się we wtorek 22 listopada b.r. w siedzibie Gavdi Polska, przy ul. Duńskiej 11 we Wrocławiu.

[1] Raport „Trendy HR 2015 – Nowy świat pracy”, Deloitte, 2015